ビジネスメールの作成

ここでは、ビジネスメールの作成に活用できるプロンプトのテンプレートを紹介していきます。

動画教材

テキスト教材

ビジネスメールの種類

仕事上でのやり取りを行うビジネスメールには多くのシチュエーションがあります。

以下はその例です。

営業メール
初回連絡メール
お礼メール
謝罪メール
依頼メール
催促メール　など

これらをその都度作成していては時間がかかってしまいます。

そこで、テキスト生成能力に優れたChatGPTを活用して時間短縮を目指していきましょう。

ビジネスメールの7つの型

ビジネスメールは基本的に以下の7つで構成されています。

宛名
挨拶
名乗り
要旨
詳細
結びの挨拶
署名

こちらの構成で出力されるように指示を出していきます。

構成については変更が可能なので、各自でカスタマイズしてみてください。

ビジネスメールのプロンプトテンプレート

基本的なテンプレート

ビジネスメール作成の基本的なプロンプトテンプレートは以下になります。

## 役割:
あなたは〇〇です。

## 命令:
以下の条件に従って、〇〇メールを作成してください。

## 条件:
・宛名、挨拶、名乗り、要旨、詳細、結びの挨拶、署名の順で作成してください。
・〇〇

## 当方情報:
社名：株式会社〇〇
名前：〇〇

## 先方情報:
社名：株式会社〇〇
名前：〇〇

〇〇の部分に、出力したいメールや必要な情報を入れていく形になります。

では早速、各メールのテンプレートを見ていきましょう。

営業メール

営業メールを作成したいときは、以下のようにテンプレートを活用します。

## 役割:
あなたは一流の営業マンです。

## 命令:
以下の条件に従って、営業メールを作成してください。

## 条件:
・宛名、挨拶、名乗り、要旨、詳細、結びの挨拶、署名の順で作成してください。

## 当方情報:
社名：株式会社あいう
名前：山田太郎
サービス：営業支援ツール

## 先方情報:
社名：株式会社ABC
名前：佐藤一郎

出力例

情報にセールスポイントなど詳細な情報を入力すると、より効果的な文章を作成することが可能になります。

各自でカスタマイズして活用してみてください。

お礼メール

商談後などのお礼メールには、以下のようにテンプレートを活用します。

## 役割:
あなたは一流の営業マンです。

## 命令:
以下の条件に従って、お礼メールを作成してください。

## 条件:
・宛名、挨拶、名乗り、要旨、詳細、結びの挨拶、署名の順で作成してください。
・商談実施日は昨日です。

## 当方情報:
社名：株式会社ABC
名前：山田太郎
サービス：営業支援ツール

## 先方情報:
社名：株式会社あいう
名前：佐藤一郎

出力例

こちらも商談内容など詳細な情報を入力することで、出力の精度は向上します。

謝罪メール

ビジネスシーンで問題やミスが起こってしまった際には、以下のようにプロンプトを活用します。

## 役割:
あなたは一流のビジネスマンです。

## 命令:
以下の条件に従って、謝罪メールを作成してください。

## 条件:
・宛名、挨拶、名乗り、要旨、詳細、結びの挨拶、署名の順で作成してください。
・商品の発送が遅れてしまっている。
・原因は、検品システムの不具合によるもです。
・約一週間ほど遅れる可能性がある。

## 当方情報:
社名：株式会社ABC
名前：山田太郎

## 先方情報:
社名：株式会社あいう
名前：佐藤一郎

出力例

依頼メール

書類の提出やタスクの依頼をする際には、以下のようにテンプレートを活用します。

## 役割:
あなたは経理担当者です。

## 命令:
以下の条件に従って、依頼メールを作成してください。

## 条件:
・宛名、挨拶、名乗り、要旨、詳細、結びの挨拶、署名の順で作成してください。
・請求書の提出をお願いします。
・期日は4月25日に設定してください。

## 当方情報:
社名：株式会社ABC
名前：山田太郎

## 先方情報:
社名：株式会社あいう
名前：佐藤一郎

出力例

問題

練習問題1

ChatGPTを活用して、「顧客管理システム」についての営業メールを作成してください。
ただし、候補日を3つ提示して、打ち合わせを打診してください。

出力例

解答

## 役割:
あなたは一流の営業マンです。

## 命令:
以下の条件に従って、営業メールを作成してください。

## 条件:
・宛名、挨拶、名乗り、要旨、詳細、結びの挨拶、署名の順で作成してください。
・以下の日程で、打ち合わせの打診をしてください。
　・4月24日（月）
　・4月25日（火）
　・4月26日（水）

## 当方情報:
社名：株式会社あいう
名前：山田太郎
サービス：顧客管理システム

## 先方情報:
社名：株式会社ABC
名前：佐藤一郎

練習問題2

ChatGPTを活用して、期限が3日過ぎている支払いに関する確認メールを作成してください。
ただし、相手に悪い印象を与えないようにしてください。

出力例

解答

## 役割:
あなたは経理担当者です。

## 命令:
以下の条件に従って、確認メールを作成してください。

## 条件:
・宛名、挨拶、名乗り、要旨、詳細、結びの挨拶、署名の順で作成してください。
・期限を3日過ぎている支払いについて確認をしてください。
・悪い印象を与えないように作成してください。

## 当方情報:
社名：株式会社あいう
名前：山田太郎

## 先方情報:
社名：株式会社ABC
名前：佐藤一郎